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Mitarbeiter Kreditorenbuchhaltung / Accounting Specialist (m/w/d) - SAP B1

Kleinmachnow
Full-time
Temporary
53,276.40 - 59,249.92 € per year

Zur Verstärkung unseres Admin Teams im Bereich Finanzen suchen wir einen strukturierten und prozessstarken Mitarbeiter Kreditorenbuchhaltung / Accounting Specialist (m/w/d) - SAP B1.


Standort: Kleinmachnow (Region Berlin/Brandenburg) in Präsenz/On-site

Arbeitszeit: Vollzeit 40 Wochenstunden
Start: ab sofort / nach Vereinbarung
Zunächst befristet auf zwei Jahre (mit Option auf Verlängerung)

Urlaub: 30 Tage bezahlter Jahresurlaub

Vergütung: Gehaltsgruppe TG V 53.276,40 - 59.249,92 EUR - abhängig von beruflichen Qualifikation und einschlägigen Erfahrung, inklusive einer jährlichen Gehaltsanpassung gekoppelt an den Lebenshaltungsindex.


Über die Rolle

Als Mitarbeiter Kreditorenbuchhaltung (m/w/d) spielst du eine zentrale Rolle in unserem Finance Team, damit in der Rechnungsverarbeitung alles Hand in Hand geht. Du unterstützt den Kreditorenprozess über SAP B1, bringst Struktur in die Abläufe und behältst gemeinsam mit dem Finance Lead (CFOO) den Überblick. Dabei agierst du als serviceorientierter Ansprechpartner für das Admin Team, unsere internationalen Lehrkräfte sowie für unsere externen Lieferanten.

YOUR RESPONSIBILITIES INCLUDE THE FOLLOWING ACTIVITIES

1. Posteingang & Rechnungsverarbeitung

  • Digitales & physisches Postfachmanagement: Kontinuierliche Überwachung, Strukturierung und Kontrolle der zentralen Rechnungspostfächer sowie Pflege von Belegen in SAP B1.

  • Rechnungsprüfung & Vorbereitung: Formelle und steuerrechtliche Prüfung aller eingehenden Rechnungen.

  • Workflow-Steuerung: Vorerfassung der Belege und digitale Zuweisung zur Prüfung an die internen Budgetverantwortlichen via internem Buchungssystem inklusive Nachfassens bei fehlenden Freigaben.

  • Abschließende Buchung: Formale Endkontrolle der freigegebenen Daten und finale Verbuchung im System.

  • Vereinsbuchhaltung: Betreuung der laufenden Buchhaltung für den schulinternen PTA-Verein (Parent Teacher Association).

2. Zahlungsverkehr & Cash Management

  • Wöchentliche Zahlläufe: Eigenständige Erstellung und Durchführung der regulären SEPA-Lieferanten-Zahlläufe über den SAP-Zahlungsassistenten.

  • Sonder- & Auslandszahlungen: Manuelles Erfassen und Abwickeln von internationalen Überweisungen und Zahlungen über ProfiCash.

  • Datensicherheit im Zahlungsverkehr: Sorgfältige Überprüfung, etwaige Anpassung und inhaltliche Pflege von Bankverbindungen im Bankingprogramm.

3. Kontenpflege & Mitarbeit Monatsabschluss

  • Kreditoren- & Kontenabstimmung: Kontinuierliche Abstimmung der offenen Posten (OPOS) im Kreditorenbereich.

  • Interne Verrechnungen: Durchführung von periodischen Umbuchungen, Kostenweiterbelastungen sowie die Klärung und Pflege von Anzahlungs- und Verrechnungskonten.

  • Steuerwesen: Vorbereitung und selbstständige Erstellung der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie unterstützende Mitwirkung bei weiteren steuerlichen Erklärungen und Betriebsprüfungen.

  • Anlagenbuchhaltung: Unterstützung bei der Aktivierung von Wirtschaftsgütern sowie Mitwirkung bei der laufenden Pflege des Anlagenspiegels in SAP B1.

  • Projektdokumentation: Erstellung von spezifischen Aufstellungen für Bauvorhaben und regelmäßige Aktualisierung der zugehörigen Excel-Planungsübersichten für den Monatsabschluss.

4. Stammdaten & Team-Support

  • Stammdatenverwaltung: Zuverlässige Neuanlage, Bereinigung und laufende Pflege der Lieferantenstammdaten in SAP B1.

  • Lieferantenkontakt: Abwicklung des gesamten Schriftwechsels bei Rechnungskorrekturen, Mahnungen, Zahlungserinnerungen und dem Versand von Zahlungsnachweisen.

  • Interne Schnittstelle: Fachlicher Ansprechpartner für internationale Lehrkräfte und interne Bestellungen bei buchhalterischen und steuerrechtlichen Fragen.

  • Flexibilität im Team: Zuverlässige Urlaubs- und Krankheitsvertretung in angrenzenden Bereichen (wie Banken und Debitoren) sowie die Offenheit, flexibel anzupacken, wenn zusätzliche Aufgaben im Finance-Bereich anstehen.

YOUR QUALIFICATION

  • Ausbildung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Steuerfachangestellte/r, Bilanzbuchhalter/in, Industriekaufmann/-frau) oder ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium mit Schwerpunkt Rechnungswesen.

  • Berufserfahrung: Mindestens 3 Jahre fundierte und relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren, eigenverantwortlichen Rolle in der Kreditorenbuchhaltung.

  • IT-Kenntnisse: Sicherer und praxiserprobter Umgang mit dem ERP-System SAP Business One (SAP B1) sowie gute Anwenderkenntnisse in MS Excel.

  • Sprachkenntnisse: Fließende Deutschkenntnisse (mindestens C1) für die rechtssichere Kommunikation mit Behörden und Lieferanten sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2) für den täglichen Austausch auf unserem internationalen Campus.

  • Persönlichkeit: Eine hochgradig strukturierte, präzise und selbstständige Arbeitsweise, absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Finanzdaten sowie diplomatisches Geschick im Umgang mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern.

OUR OFFER

  • Moderne Ausstattung: Nutzung von Personio, Google Workspace und High-End Equipment für deinen Arbeitsplatz.

  • Transparente Gehaltsentwicklung: Jährliche Gehaltsanpassung orientiert am Inflationsausgleich für finanzielle Planbarkeit.

  • Familienfreundlichkeit: Zugang zu Kita und Schule auf dem Campus für eigene Kinder (vom Kindergarten bis zum IB Diploma) sowie zusätzliche bezahlte Kinderkranktage.

  • Infrastruktur: Kostenfreier Mitarbeiterparkplatz direkt am Campus und Schulbusse, die von Mitarbeitenden genutzt werden können.

  • Planbare Struktur: An den Schulbetrieb orientierte Kernzeiten (8:00 - 15:00 Uhr).

  • Alltag & Weiterbildung: Eigene Kantine mit abwechslungsreichem Mittagstisch, regelmäßige betriebsärztliche Checkups sowie kontinuierliche Förderung deiner Sprachkenntnisse über einen kostenfreien BABBEL-Account.

About us

BBIS Berlin Brandenburg International School is an independent, state-approved, English-medium day and boarding school serving the internationally minded community of Germany's capital region and beyond. Committed to inclusion and a global outlook, BBIS is one of Europe's leading International Baccalaureate (IB) schools, proudly offering all three IB programmes – the Primary Years Programme (PYP), the Middle Years Programme (MYP), and the Diploma Programme (DP), from primary through secondary to university preparation. In the current school year, our school teaches around 900 students representing over 75 nationalities.


WORKING AT BBIS MEANS:
  • Having an impact. With professional competence and enthusiasm, we are improving the educational level day by day – and you too can make a difference on this journey.
  • Continuous growth. We provide professional training and induction to set you up for success in your role.
  • Pushing boundaries. Everyone matters equally, taking on new challenges together alongside inspiring colleagues from all over the world.
  • Having fun at work and beyond. Join our team events – there's always something to celebrate! Or make use of our fitness facilities to find your balance. 
  • Feeling at home. Enjoy our green campus, our relocation service, and our international, open-minded community.


OUR COMMITMENT TO DIVERSITY, EQUITY AND ANTI-RACISM  

Inclusion is at the heart of our core values at BBIS, reflecting our mission to inspire every member of our learning community to become a responsible, compassionate global citizen. We actively welcome applications from all qualified candidates, including those who identify as BIPOC, those with (dis)abilities, LGBTQ+ individuals, and those traditionally underrepresented in the international school community.


SAFEGUARDING STATEMENT

BBIS is committed to safeguarding and promoting the welfare of children and young people and expects all staff and volunteers to share this commitment. We follow international 'Safer Recruitment' protocols. All post holders are subject to appropriate vetting procedures, including a 10-year employment history check, satisfactory references, and enhanced police checks (erweitertes Führungszeugnis) from all countries in which you have lived for more than 6 months during the last 10 years.


MANDATORY LEGAL CHECKLIST & SAFER RECRUITING

To comply with German legal requirements and our high Safeguarding and CIS accreditation standards, the following documentation is required before the start of employment:
  • Work Permit: Valid German permit preferred; visa support available for long-term commitments.
  • Measles Immunity: Medical proof (if born after 1970).
  • Degrees: Original certificate + official proof of comparability.
  • Background Checks: Police clearances from all countries of residence (needed early for mandatory Unterrichtsanzeige).
  • Chronological CV: Complete professional history overview (CIS requirement).
  • Safeguarding Training: Mandatory BBIS session (invitation follows).


YOUR APPLICATION PROCESS:

  • Step 1: Submit your CV or professional profile (e.g. via Search Associates or LinkedIn) through our BBIS careers page. Please ensure your professional history is listed chronologically, in line with international safeguarding standards.
  • Step 2: Join a first conversation via video call (approx. 45 minutes).
  • Step 3: Visit our BBIS campus (approx. 60 minutes).
  • Step 4: Provide contact details of at least two professional referees, including your current or most recent supervisor. Confidential vetting is a mandatory part of our safer recruiting process.
  • Step 5: Complete the final verification of your documents from the Mandatory Legal Checklist, followed by official feedback and/or a contract offer.

We look forward to receiving your application!